El IDSE (IMSS Desde Su Empresa) es una plataforma en línea del IMSS pensada para que las empresas y patrones puedan hacer trámites sin salir de la oficina. Desde ahí puedes hacer lo básico del día a día sin usar papel y sin ir a una oficina física.
El IMSS es el Instituto Mexicano del Seguro Social, organismo que se encarga de otorgar y gestionar todos los servicios vinculados a la seguridad social que la población trabajadora obtiene al momento de ser afiliada a la entidad. ¿Quiénes deben afiliar a los trabajadores y trabajadoras? Precisamente, los empleadores o patrones.
Por ello, si tienes una empresa y cuentas con una nómina de colaboradores a tu cargo es fundamental saber qué es IDSE y cómo utilizarlo. En esta guía completa te explicamos todo lo que necesitas saber.
¿Qué es el IDSE o IMSS Desde Su Empresa?
De acuerdo con el sitio web del IMSS, IDSE desde su empresa es un servicio que pone a disposición el Instituto para que los empleadores puedan realizar trámites electrónicos vinculados a los movimientos afiliatorios de sus trabajadores.
El IDSE IMSS es una plataforma que ofrece una serie de servicios en línea y permite realizar todos los movimientos que la Ley del Seguro Social (LSS) exige a los patrones. Estos movimientos pueden ser monitoreados desde la misma plataforma y generan una respuesta y un acuse de recibo, produciendo un histórico de todas las acciones que realizan las empresas en relación a la afiliación de sus trabajadores.
¿Qué significa IDSE? Básicamente se trata de lo que se conoce como IMSS Desde Su Empresa, de ahí las siglas IDSE.
Responsable del IDSE
El responsable detrás del IDSE es el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Ellos no solo administran esta plataforma, también son quienes dan acceso a los servicios médicos y la seguridad social para los trabajadores. Una vez que una persona está afiliada, recibe un número de seguridad social y a partir de ahí, se le reconoce como asegurado o derechohabiente, lo que le da acceso a servicios médicos, prestaciones y atención dentro del sistema del IMSS.
Relación entre IDSE y el IMSS
IDSE es una herramienta que facilita a los patrones el cumplimiento de sus obligaciones con el IMSS. La relación es la siguiente:
- IDSE es un servicio ofrecido por el IMSS
- IDSE permite a los patrones realizar trámites y servicios relacionados con la seguridad social de sus trabajadores
- El uso de IDSE facilita a los patrones el cumplimiento de sus obligaciones con el IMSS
¿Para qué sirve el IDSE?
IDSE empresa como servicio en línea supone, ante todo, la ventaja de que los patrones tengan un medio de comunicación directo con el IMSS. Así, pueden cumplir con sus obligaciones a través de una única herramienta, lo que simplifica el proceso para las organizaciones.
IDSE digital es también una apuesta por el uso de las nuevas tecnologías para acelerar trámites y procesos que antes llevaban mucho más tiempo. El objetivo es automatizar muchas de las gestiones vinculadas a los movimientos afiliatorios de los trabajadores.
El programa IDSE permite que todos los trámites se puedan gestionar a distancia. Al funcionar 100% online, los empleadores ya no tienen la necesidad de acercarse a las dependencias del Instituto.
Trámites que puedes realizar en IDSE
- Dar de alta a un nuevo trabajador
- Darlo de baja cuando se va
- Hacer ajustes de salario
- Descargar la emisión mensual anticipada (EMA)
- Descargar también la emisión bimestral anticipada (EBA)
- Presentar la determinación de la prima de riesgo
- Enviar documentos afiliatorios para poder dar de alta a un trabajador ante el IMSS
- Notificar al Instituto la rescisión del contrato laboral con los empleados correspondientes
- Informar sobre los colaboradores que se reincorporan a la empresa
- Notificar toda modificación que se produzca en relación al salario de las y los trabajadores
- Solicitar certificados digitales, así como su renovación cuando sea necesario
- Determinar cuál es la prima de riesgos de trabajo
- Revisar y gestionar el estado de cumplimiento de las obligaciones fiscales en materia de Seguridad Social
- Dar aviso de la existencia de huelgas en la empresa
- Notificar la baja o cierre de una compañía, es decir, cancelar el Registro Patronal Único (RPU) en IMSS
- Confronta de emisión vs pago Sistema Único de Autodeterminación (SUA)
- Registros de obra (construcción) y subcontratación de estas mismas (SATIC)
Obligaciones que cumples al usar IDSE
Al realizar los trámites a través de IDSE, los patrones cumplen con sus obligaciones con el IMSS, como son:
- Afiliar a sus trabajadores al IMSS y en general comunicar al instituto sobre las actualizaciones de los empleados sobre los cambios de salario y bajas de los mismos
- Realizar un pago correcto de cuotas obrero patronales a partir de obtener una propuesta de pago mensual, y confrontar el pago calculado contra los cálculos realizados por el IMSS
- Presentar la declaración de prima de riesgo anual de la empresa ante el IMSS
¿Cómo funciona el IDSE?
Como empresa podrás hacer la revisión en el estatus sobre el cumplimiento que sea por parte del patrón o responsable legal en sus obligaciones fiscales que se deriven en materia de Seguridad Social. Es también para todos aquellos que se encuentren inscritos bajo el Régimen de Incorporación Fiscal en donde se pueden solicitar los beneficios y los estímulos para la incorporación de la seguridad social.
Este sistema ofrece un servicio de confidencialidad, pues protege los datos de los trabajadores. De igual manera, se requiere contar con una firma electrónica SAT, la cual puede ser solicitada ante el IMSS como Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE). Estos servicios avalados por el Instituto son de bajo costo y son accesibles para todo público.
Requisitos para acceder y usar el IDSE
Para poder usar el IDSE es necesario cumplir con ciertos requisitos que podemos dividir en dos categorías: administrativos y técnicos.
Requisitos IDSE administrativos
Con respecto a los requisitos administrativos, la empresa debe tener un Certificado Digital y un Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE). Todo lo que conforma la Firma Digital, un método de autentificación para el intercambio de información de manera segura.
El Certificado Digital es un comprobante que genera la plataforma al momento de registrarse por primera vez. El mismo sirve para poder acceder al sistema y funciona como llave para iniciar sesión en el sistema para ejecutar cualquier trámite.
Requisitos para administrar el IDSE:
- Ser patrón de una empresa o persona física con actividad empresarial
- Contar con un registro patronal vigente ante el IMSS
- Contar con un certificado digital y un NPIE vigente
- Firma digital o certificado expedido por el IMSS (solo tiene validez por 6 meses)
- Llave privada, usuario y contraseña
Requisitos IDSE técnicos
Estos se refieren a las herramientas necesarias para poder operar esta plataforma:
- Computadora con acceso a Internet
- Sistema operativo: Windows Vista o versiones posteriores
- Navegador web: Internet Explorer 7 o superior
- Java: Versión 1.4 o superior
- Java Policy: Descargar y ejecutar JavaPolicy con permisos de administrador
- Lectura de documentos: Adobe Reader instalado
Cómo obtener el Certificado Digital IDSE
El proceso de inscripción lo puedes realizar siguiendo estos pasos detallados:
- Ingresar a la página de solicitud del Certificado Digital del IDSE
- Seleccionar la opción "Generar solicitud"
- A continuación se abrirá una página en la que aparecerán 3 formularios
- En el primero hay que ingresar los datos del empleador. A continuación, en el segundo, se debe introducir la información del representante legal y seleccionar su función en la empresa. En el tercero, hay que ingresar los datos del domicilio fiscal de la compañía y hacer clic en "Continuar"
- Definir un usuario (de 8 a 20 caracteres, alfabéticos, numéricos o alfanuméricos) y una contraseña diferente al usuario
- Guardar su archivo con extensión *.key (llave privada) generado por el sistema al término de la captura en un CD o USB
- Tras culminar con el proceso de solicitud, descarga tu certificado digital y el archivo .KEY que contendrá tu llave privada. Guarda ambos en un dispositivo seguro para usarlos cada vez que vayas a ingresar en el IDSE
- Asiste la subdelegación IMSS y lleva el archivo en una USB para terminar el trámite
Una vez que se entregue la documentación completa en la ventanilla de la Subdelegación, se recibirá el Certificado Digital expedido por el IMSS.
Cómo obtener el Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE)
El siguiente paso para activar el IDSE en tu empresa es solicitar el NPIE. Aquí te enseñamos cómo obtenerlo:
Asiste la subdelegación de 8:00 a 15:30 horas y lleva en original y copia de estos documentos:
- Carta de términos y condiciones para utilizar la firma electrónica avanzada para trámites digitales ante el IMSS
- Tarjeta de Identificación Patronal
- Identificación oficial vigente
- Poder Notarial
- Una USB con tu archivo .KEY
Cómo dar de alta al patrón en IDSE - Ingreso al sistema
Una vez que el patrón cuente con el NPIE y certificado digital, puede ingresar al IDSE siguiendo los siguientes pasos:
- Ingresar a la página web de IMSS https://idse.imss.gob.mx/imss/
- Seleccionar su certificado o FIEL del representante legal (según haya quedado registrado en el IMSS)
- Dar clic en el botón "Iniciar sesión"
- Completar la información solicitada para descargar la carta de "términos de uso" y firmarla con el certificado obtenido
Una vez que el patrón se haya dado de alta en IDSE, podrá realizar los trámites y servicios relacionados con la seguridad social de sus trabajadores a través de este servicio en línea.
Cómo dar de alta a un trabajador en IDSE
Afiliar a un trabajador en el IDSE es un proceso que realiza la empresa para dar de alta a una persona en el IMSS desde el primer día que empieza a trabajar. Todo esto se hace directamente en el portal IDSE, la plataforma en línea que permite realizar trámites del IMSS de forma digital.
Para poder hacerlo, la empresa debe tener dos cosas clave: un certificado digital y una llave privada, ambos emitidos por el IMSS. Sin eso, no se puede acceder al sistema ni realizar movimientos.
Documentos necesarios del trabajador
Antes de iniciar el trámite, asegúrate de que el trabajador cuente con:
- Una identificación oficial vigente (como INE, pasaporte o cédula profesional)
- Un comprobante de domicilio reciente, como un recibo de luz, agua o teléfono
Pasos para dar de alta a un trabajador
Con esa información lista, la afiliación se puede hacer sin contratiempos desde IDSE:
- Entra a la página oficial del IDSE
- Inicia sesión con tu NPIE y tu certificado digital
- Haz clic en la pestaña "Movimientos afiliatorios"
- Luego, da clic en "Captura y envía tus movimientos aquí"
- Elige la opción "Alta" como tipo de movimiento
- Ahora ingresa los datos del nuevo trabajador:
- Número de seguridad social (NSS) y su dígito verificador
- Nombre completo del trabajador
- Clave Única de Registro de Población (CURP) del trabajador
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC)
- Unidad de Medicina Familiar (UMF) asignada (opcional)
- Tipo de contratación
- Tipo de trabajador (permanente, eventual o construcción)
- Jornada laboral (completa, reducida o por días a la semana)
- Tipo de salario (fijo, mixto o variable)
- Salario base
- Clave de ocupación
- Haz clic en "Agregar"
- Selecciona el registro marcando la casilla izquierda
- Luego da clic en "Enviar"
- El sistema te pedirá cargar tu certificado y contraseña
- Una vez cargado, el sistema procesará el archivo
- Si todo está bien, verás un mensaje de confirmación
Después de eso, el trabajador queda afiliado al IMSS y podrá acceder a sus beneficios.
Consejos rápidos para evitar errores
- Verifica bien todos los datos antes de enviar
- Guarda el archivo generado en un lugar seguro
- Sube el movimiento dentro del plazo marcado por el IMSS
Movimientos IDSE: Tipos y gestión
Los movimientos IDSE son los movimientos afiliatorios, de salario o de baja que los patrones deben realizar ante el IMSS para mantener actualizada la información de sus trabajadores. Estos movimientos pueden realizarse a través de IDSE, un portal web que permite a los patrones realizar trámites y servicios electrónicos en línea con el IMSS.
Tipos de movimientos en IDSE
- Alta o reingreso: Este movimiento permite dar de alta a un trabajador en el IMSS o reincorporar a un trabajador que había sido dado de baja del IMSS
- Baja: Este movimiento permite dar de baja a un trabajador del IMSS
- Modificación de salario: Este movimiento permite modificar el salario de un trabajador
- Reingreso: Para cuando un trabajador regresa después de una baja
Cómo gestionar los movimientos IDSE
Para enviar movimientos en IDSE, sigue estos pasos:
- Entra a la página oficial del IDSE
- Inicia sesión con tu NPIE y certificado digital
- Da clic en la pestaña "Movimientos afiliatorios"
- Selecciona el botón "Generar archivo"
- Elige el tipo de movimiento que vas a hacer
- Captura los datos que te pide el sistema
- Haz clic en "Generar"
- Guarda el archivo que se crea
- Después regresa a la página de IDSE
- Haz clic en "Cargar archivo"
- Busca y selecciona el archivo generado
- Haz clic en "Cargar"
- El sistema lo procesará y mostrará una confirmación si todo está bien
Prima de riesgos de trabajo en IDSE
La prima de riesgo es un factor que determina el monto de las cuotas obrero patronales que los patrones deben pagar al IMSS por concepto de seguro de riesgo de trabajo.
Factores que determinan la prima de riesgo
La prima de riesgo se calcula en función de los siguientes factores:
- El número de trabajadores expuestos al riesgo
- La cantidad de riesgos de trabajo terminados
- El grado de incapacidad de los riesgos de trabajo terminados
Cuanto mayor sea el número de trabajadores expuestos al riesgo, mayor será la prima de riesgo. De igual manera, cuanto mayor sea la cantidad de riesgos de trabajo terminados, mayor será la prima de riesgo. Y cuanto mayor sea el grado de incapacidad de los riesgos de trabajo terminados, mayor será la prima de riesgo.
Cómo gestionar la prima de riesgo en IDSE
Si vas a presentar la declaración anual en IDSE, estos son los pasos que debes seguir:
- Entra al sitio web oficial del IDSE
- Inicia sesión con tu NPIE y certificado digital
- Da clic en la pestaña "Declaraciones anuales"
- Selecciona el botón "Generar archivo"
- Elige el año que vas a declarar. Luego, el sistema te pedirá llenar los siguientes datos:
- Número de trabajadores afiliados al IMSS durante ese año
- Salario Base de Cotización (SBC) promedio del periodo
- Total de salarios devengados por los empleados
- Total de cuotas obrero patronales pagadas por la empresa
- Da clic en "Generar"
- Guarda el archivo en tu computadora
- Regresa al portal de IDSE
- Da clic en "Cargar archivo"
- Selecciona el archivo que generaste
- Da clic en "Cargar"
El sistema va a revisar tu archivo. Si todo está correcto, te mostrará una confirmación en pantalla. Imprime ese comprobante para tenerlo a la mano. El IMSS también te enviará un recibo confirmando que presentaste la declaración.
Tips para que todo salga bien:
- Verifica que los datos sean correctos. Un error puede hacer que se rechace la declaración
- Guarda el archivo generado en un lugar seguro. Lo podrías necesitar más adelante
- No te salgas del plazo. El último día para enviarla es el 31 de mayo y si se pasa, ya no te la aceptan
Declaración anual en IDSE
La declaración anual en IDSE es un trámite que las empresas presentan ante el IMSS para informar cuánto pagaron en cuotas obrero patronales durante el año fiscal anterior. Se realiza completamente en línea a través del portal IDSE, una herramienta del IMSS que permite hacer trámites digitales sin ir a la oficina.
Para poder hacerlo, la empresa debe contar con su certificado digital y su llave privada. Sin estos dos elementos, no se puede acceder al sistema ni enviar la información al IMSS.
Pasos para presentar la declaración anual
- Entra a la página oficial del IDSE
- Inicia sesión con tu certificado digital y tu NPIE
- Da clic en la sección que dice "Declaraciones anuales"
- Presiona el botón "Generar archivo"
- Elige el año que vas a declarar. Después te pedirá algunos datos. Llena lo siguiente:
- Número de trabajadores que estuvieron afiliados al IMSS ese año
- Salario Base de Cotización (SBC) promedio de todos los empleados
- Total de salarios pagados durante ese periodo
- Cuotas obrero patronales que pagó la empresa en el año
- Cuando termines, da clic en "Generar"
- Guarda el archivo que el sistema crea
- Vuelve al sitio del IDSE
- Haz clic en "Cargar archivo"
- Busca el archivo que guardaste
- Da clic en "Cargar"
El sistema lo va a procesar. Si todo está en orden, verás un mensaje de confirmación en pantalla. Después, imprime el comprobante de la declaración anual y guárdalo bien.
Consejos para presentar la declaración anual en IDSE:
- Asegúrate de que la información que ingresa sea correcta. Cualquier error puede retrasar el procesamiento de la declaración
- Guarda el archivo generado en un lugar seguro. Deberá tenerlo a mano si necesita realizar una modificación a la declaración
- Asegúrate de cargar el archivo dentro del plazo establecido por el IMSS. Las declaraciones que se presenten fuera de plazo no serán aceptadas
Trámites comunes en el IDSE
| Trámite | Descripción | Beneficio |
|---|---|---|
| Alta de trabajador | Registro de un nuevo colaborador en el IMSS. | Asegura la cobertura del trabajador desde el inicio de su relación laboral. |
| Baja de trabajador | Notificación de la terminación de la relación laboral. | Evita cargos indebidos y mantiene actualizados los registros. |
| Modificación de salario | Actualización del salario base de cotización. | Garantiza el cálculo correcto de las cuotas obreropatronales. |
| Determinación de la prima de riesgo | Cálculo anual de la prima en función de los riesgos laborales. | Cumplimiento de la normativa y ajuste a la realidad de la empresa. |
Problemas comunes con el IDSE y cómo evitarlos
Los problemas comunes que las empresas tienen con IDSE son los siguientes:
Tipos de problemas frecuentes
- Problemas de acceso: Las empresas pueden tener problemas para acceder a IDSE debido a problemas con su equipo de cómputo, su navegador web o su certificado digital
- Problemas con la información: Las empresas pueden ingresar información incorrecta en IDSE, lo que puede generar errores en los movimientos o en la declaración anual
- Problemas con el sistema: IDSE es un sistema complejo y puede presentar algún error IDSE por funcionamiento
Consejos para evitar problemas en IDSE
Para que todo funcione bien al usar IDSE, te recomendamos lo siguiente:
- Ten tu computadora actualizada. Verifica que tu equipo tenga el sistema operativo y navegador con las últimas versiones para evitar errores al ingresar
- Usa un navegador compatible. IDSE no funciona con todos los navegadores. Asegúrate de usar uno que sí sea compatible
- Cuida tu certificado digital y tu llave privada. Guárdalos en un lugar seguro. Si los pierdes, vas a tener que pedir uno nuevo y eso toma tiempo
- Revisa bien la información antes de enviarla. Evita errores que puedan complicarte más adelante. Verifica todo antes de dar clic
- Mantente al tanto de los cambios en la plataforma. El IMSS puede actualizar IDSE sin previo aviso. Es buena idea estar pendiente para no quedarte atrás
Incumplimientos comunes y sus consecuencias
Algunos de los incumplimientos más comunes que pueden cometer las empresas son los siguientes:
- No afiliar a sus trabajadores al IMSS. Esto es lo más grave, ya que pone en riesgo la salud y la seguridad de los trabajadores
- Presentar la declaración anual fuera de plazo. Esto puede dar lugar a multas y recargos
- No pagar las cuotas obrero patronales. Este incumplimiento puede dar lugar a multas, recargos y embargos
Consecuencias de no cumplir con IDSE
Cuando una empresa no cumple con sus obligaciones ante el IMSS y el IDSE, puede enfrentar consecuencias serias, tanto para la propia empresa como para sus trabajadores. Entre las principales consecuencias están:
- Multas: El IMSS puede imponer sanciones económicas a las empresas que no cumplan con sus responsabilidades. El monto varía según el tipo de falta
- Recargos: Si las cuotas obrero patronales no se pagan a tiempo, el IMSS puede aplicar recargos por ese retraso
- Embargos: Cuando el incumplimiento es grave y se arrastran cuotas pendientes, el IMSS tiene la facultad de embargar bienes de la empresa para recuperar lo que no se ha pagado
- Consecuencias legales: En algunos casos, la autoridad puede imponer sanciones o incluso llegar a suspender las actividades de la empresa
Cómo evitar estas consecuencias
Para evitar llegar a ese punto, lo mejor es cumplir con lo que marca la ley. Esto incluye:
- Dar de alta correctamente a cada trabajador
- Presentar la declaración anual en el tiempo establecido
- Pagar puntualmente las cuotas obrero patronales
- Estar al tanto de cualquier cambio en la ley laboral o en los procesos del IMSS e IDSE
Preguntas frecuentes sobre IDSE
¿Cómo influye el IDSE en la cultura organizacional y el ambiente laboral?
Un buen uso del IDSE ayuda a que todo fluya mejor en la empresa. Facilita trámites de seguridad social, previsión social y beneficios como Mejoravit o vales de despensa, lo que mejora la cultura organizacional y el ambiente laboral.
¿Cómo puede apoyar el IDSE en la liquidación de un trabajador?
El sistema permite registrar el finiquito y la liquidación de forma clara. Incluye herramientas como calculadora finiquito, calculadora prima vacacional y control de beneficios, para cumplir con la Ley Federal del Trabajo (LFT) sin complicaciones.
¿Tiene impacto el IDSE en vacaciones o fondo de ahorro?
Sí. A través del sistema se pueden gestionar vacaciones, el fondo de ahorro y otras prestaciones, como la prima vacacional, de forma clara y conforme a la ley.
¿Se pueden registrar becarios o trabajadores temporales en IDSE?
Sí. El portal permite registrar tanto a un becario como a un empleado temporal. Se puede indicar tipo de contrato laboral, jornada laboral, NSS y beneficios aplicables, como previsión social o fondos de ahorro.
¿El IDSE gestiona temas de capacitación?
No directamente gestiona la formación o capacitación. Pero al tener registrados a los trabajadores, la empresa puede garantizarles prestaciones que respalden su desarrollo profesional.
¿Sirve para calcular salario neto o modificar sueldos?
Sí. A través del sistema se reportan cambios salariales, se calculan deducciones de seguridad social (el salario bruto a neto) y se actualiza el Salario Diario Integrado (SDI).
¿Tiene relación el IDSE con la NOM 035 y la NOM 037?
Sí. El IDSE ayuda a cumplir con obligaciones ligadas a esas normas (NOM 035 y NOM 037), como la seguridad social en contextos de teletrabajo o factores de riesgo psicosocial.
¿Afecta el IDSE el cálculo de salario bruto a neto?
Sí. Toda la información del trabajador, como salario y deducciones, se reporta ahí. Si algo se registra mal, el cálculo del salario neto también puede salir mal.
